В чем кроется залог успеха? Часто деловые отношения завязываются с телефонного общения. Поэтому существуют определенные правила ведения телефонных переговоров, которые ведут к успеху любую компанию.
Но для многих это преамбула к возможному сотрудничеству, а не сами отношения как партнерские, что естественно неправильно.
Как правильно вести переговоры по телефону
Залог успеха в бизнесе очень сильно зависит от того, как вы умеете общаться и вести переговоры по телефону.
Хотя опыт часто указывает, что по умению построить беседу по телефону, особенно для незнакомого человека, можно уже судить о его деловых качествах. Отследить эти качества можно как в беседе личного плана, так и служебного.
Деловой человек, должен обладать умением коммуникации по телефону. Стоит обращать особое внимание на первые слова в телефонном разговоре, точнее на само приветствие. Причем независимо от того, вы звоните или вам.
У делового человека в запасе должно быть припрятано несколько приветствий на каждый отдельный случай разговора. В этом кроется залог любых успешных переговоров. Поскольку не всегда можно заранее знать, кто будет звонить, а звонок может быть произведен с незнакомого номера телефона.
Умение представиться, означает проявить особое уважение к собеседнику и позаботиться о его удобстве в беседе с вами. У женщин замечены многочисленные ошибки при приветствии. Они часто озвучивают неприемлемые фразы, типа: «Ты узнал меня, ты знаешь, кто тебе звонит?».
Даже если вам этот человек знаком, такие выражения считаются верхом неприличия. Они вынуждают собеседника нервничать, напрягаться. Получается что он тратит свое личное время на угадывание, кто ему решил позвонить. А представление только по имени, вызывает негативные эмоции, поскольку у человека может быть масса знакомых и партнеров с точно таким же именем.
Получается, что приветствие должно быть тактичным, внятным. Таким, чтобы собеседнику сразу было понятно, кто ему позвонил, и диалог сразу начался с нужного пункта вопроса.
Второе, что нужно учитывать при звонке — это личное время и занятость оппонента. То есть после сообщения кто ему звонит, нужно поинтересоваться, может ли человек вести беседу. Располагает ли он при этом свободным временем и удобством общения.
Таким образом, нужно узнать у собеседника с точным указанием времени, возможность вести беседу с вами. Например: «Можете ли вы, уделить мне: пару минут, пять минут и так далее?». При этом точно рассчитывая на ответ. Поскольку любой деловой человек имеет представление о том, сколько нужно потратить на это времени, чтобы решить вопрос.
В разговоре также стоит несколько раз обратиться к собеседнику по имени. Этим вы покажете свою заинтересованность им, создадите благоприятную атмосферу для беседы. Особенно это актуально, если собеседник с вами знаком совсем недавно.
Если инициатором звонка, являетесь лично вы, то до начала беседы, стоит заранее представить мысленно план. Выглядеть он должен так: известить о себе, о самом плане и начать разговор о реализации его, причем без лишних пауз и слов, меняя, если нужно русло беседы.
Если разговор планируется по вопросам делопроизводства, затрагивающий документы, то нужно их приготовить возле себя. А также взять ручку и бумагу для записей.
Собеседнику будет приятно решать с вами вопросы при полной подготовленности к диалогу. Он не будет ждать, когда вы найдете ручку или бумагу.
При деловой беседе, не стоит отвлекаться на посторонние дела. Это отразится на темпе речи и собеседник поймет, что вы заняты не только этим вопросом. Он может попросить перезвонить, когда вы освободитесь или просто не станет разговаривать.
Допустимо только отвлечение на пару секунд, чтобы ответить на вторую линию. При этом попросив второго оппонента перезвонить позже. Также будет нелишним напомнить о приемлемости звонков во временных рамках.
Недопустимо совершать звонки до 8 утра и после 23 часов. А также в выходные и праздничные дни, если ситуация может подождать. Такие звонки оправданы, если ситуация критичная и не терпит отлагательства.
Подводя итог сказанному, хочется еще раз указать на то, что уважение собеседника и его времени должно быть выше всего. Только тогда профессиональные телефонные переговоры, станут частью вашего успеха в любых делах.
Выполняйте все правила ведения деловых телефонных переговоров и успех Вам обеспечен!
